Privatlivspolitik 

ERIK arkitekter A/S (CVR. 26656214) er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler om dig. Det betyder, at det er vores ansvar, at dine personoplysninger bliver håndteret i overensstemmelse med lovgivningen, herunder principperne i databeskyttelsesforordningens art. 5.

Som dataansvarlig har vi også pligt til at oplyse dig om, hvilke personoplysninger vi behandler, hvorfor og hvordan vi behandler dem, hvor længe vi beholder dem, og hvordan du kan få fat på os angående dine oplysninger, samt hvordan du kan udøve dine rettigheder i den forbindelse.

Denne privatlivspolitik dækker alt dette for en række forskellige situationer. Hvis din situation ikke er dækket i denne politik, f.eks. hvis du er ansat hos os, så har vi særskilte dokumenter med nærmere information, som vi gør tilgængelige for dig.

Kontaktoplysninger

Hvis du ønsker at kontakte os angående vores behandling af dine personoplysninger, kan du gøre det på en af følgende:

ERIK arkitekter A/S
Sparregade 2, 8800 Viborg
viborg@erik.dk eller kbh@erik.dk

Behandling af personoplysninger

Personoplysninger er alle slags informationer, der i et eller andet omfang kan henføres til en person, direkte eller indirekte. Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine personoplysninger fra vi indsamler dem, lagrer og bruger dem og indtil vi sletter dem. Vi behandler kun oplysninger om dig, hvis det er nødvendigt og opfylder et konkret formål. Vi behandler altid dine personoplysninger fortroligt.

Databeskyttelse

Det er vores ansvar at beskytte alle personoplysninger i vores varetægt imod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller uautoriseret adgang. Derfor har vi truffet både tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at sikre dem. Vi står desuden inde for, at behandlingen kun finder sted, når vi kan leve op til alle vores forpligtelser indenfor databeskyttelse.

Vi holder data ajour

Da vores ydelser er afhængige af, at dine personoplysninger er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer. Du kan altid benytte kontaktoplysningerne ovenfor til at meddele os dine ændringer. Vi vil sørge for at få alt ajourført. Mindre fejl vi selv bliver opmærksomme på, f.eks. stavefejl i navn eller adresse, retter vi naturligvis uden videre.

Hvor har vi dine personoplysninger fra

Vi indsamler personoplysninger om dig på forskellige måder, herunder eksempelvis:

• Ved brug af cookies på vores hjemmeside.
• Ved at du selv afgiver oplysninger ved f.eks. at indgå en kontrakt med os, kontakte os via mail, brev eller telefonisk, besvarer et spørgeskema eller udfylder en formular.
• Ved at du kommenterer eller følger os på sociale medier.

Når vi behandler personoplysninger, har vi altid et specifikt formål. Du kan læse mere om dem nedenfor.

Kunder, leverandører & samarbejdspartnere

ERIK arkitekter A/S er et rådgivende arkitekthus. Når vi indgår aftaler med kunder, leverandører eller samarbejdspartnere, er det nødvendigt for os at behandle personoplysninger i forbindelse med indgåelse af kontrakt samt for at sikre kommunikation. Vi behandler typisk følgende typer af oplysninger

• Kontaktoplysninger (navn, adresse, e-mail, tlf., titel/stilling, etc.)
• Betalingsoplysninger

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er at efterleve vores forpligtelser i henhold til kontrakten, samt sikre nem kommunikation.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores forpligtelser i henhold til den indgåede kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)

Oplysninger indsamlet i forbindelse hermed vil som udgangspunkt blive slettet, når aftalen er opfyldt, medmindre der foreligger en konkret grund til at gemme oplysningerne i et længere tidsrum, fx en garantiperiode, eller hvis der opstår et behov for at reklamere.

Vi skal opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som købet eller salget vedrører. Heri kan der indgå personoplysninger, som vil blive slettet samtidig med regnskabsmaterialet.

Kundeservice & support

Når du henvender dig til os pr. mail, telefon eller pr. almindeligt brev, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Dine kontaktoplysninger (Navn, e-mail, telefonnummer)
• Indholdet af din henvendelse.

Formålet med at behandle dine personoplysninger er, at vi gerne vil yde dig en god service og behandle din henvendelse.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

• For at kunne yde dig en service i forbindelse med en kontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b)
• En legitim interesse i at kunne besvare dine spørgsmål og eventuelt indgå en uddybende samtale for at kunne afdække dine behov (databeskyttelsesforordningens art 6, stk. 1 litra f)

Vi sletter dine personoplysninger, når formålet med opbevaringen ikke længere er til stede. Vi vurderer dette for hver specifik henvendelse og henvendelsens karakter. Vi behandler dine personoplysninger, så længe vi har en korrespondance med dig. Når korrespondancen er afsluttet og indholdet af den ikke giver anledning til yderligere handling, sletter vi dine oplysninger.

Når du finder os online

Vores hjemmeside

Cookies

Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi oplysninger om dig, for at sikre optimal drift af vores hjemmeside. Vi behandler følgende oplysninger om dig:

• IP-adresse og cookies

Vi behandler personoplysninger om dig med følgende formål:

• For at sikre optimal drift af vores hjemmeside
• For at analysere på hjemmeside trafik

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

• Du har givet samtykke via cookiebanner (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a)
• En legitime interesse, som er at kunne administrere vores hjemmeside (databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f)

Hvad er en cookie?:

En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus.

Cookies kan være nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Som en del af vores service anvender vi cookies til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.

Du kan altid læse mere om vores cookies i vores cookiepolitik på hjemmesiden. Her kan du også redigere dit samtykke.

Sociale medier

Når du liker og/eller følger os på sociale medier, behandler vi følgende oplysninger om dig:

• Navn, likes, kommentarer og evt. beskeder du måtte sende til os

Vores formål med behandlingen af dine personoplysninger er at holde interesserede følgere opdaterede på aktiviteter såsom deltagelse ved arrangementer, konferencer osv.

Vi behandler personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores interesse i markedsføring af vores forretning/ydelser (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

LinkedIn

Vi er fælles dataansvarlige med LinkedIn for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores side. Det betyder at vi sammen med LinkedIn skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen omkring behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum

Hvis du ikke har en profil på LinkedIn, indsamles der oplysninger om din enhed, lokation/geodata og oplysninger om din adfærd på LinkedIn og udenfor LinkedIn, eks. besøg på hjemmesider.

Hvis du har en profil på LinkedIn, indsamles der også oplysninger, som du har givet tilladelse til i forbindelse med oprettelse af din profil såsom reaktioner, kommentarer og delinger, du og andre foretager.

Vi modtager kun de oplysninger, som du selv sender til os i form af din henvendelse, like eller kommentar. Herudover modtager vi anonyme statistiske oplysninger om brugerne fra LinkedIn, via en funktion kaldet LinkedIn Page Analytics.

Hvis du ønsker at slette dine oplysninger hos LinkedIn, skal du slette din profil. Hvis du sletter din profil, betyder det også, at dine opslag, billeder og oplysninger bliver slettet. Har du spørgsmål til LinkedIn Page Analytics, skal du kontakte LinkedIn.

Instagram (Metas platforme)

Vi er fælles dataansvarlige med Meta for de oplysninger om dig, der indsamles, når du besøger vores sider på Facebook, Instagram eller Threads. Det betyder, at vi sammen med Meta skal fordele og fastlægge ansvaret for at overholde lovgivningen, når vi behandler dine personoplysninger.

Du kan finde vores aftale om fælles dataansvar her: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum

Meta anvender Insights på Facebook /Instagram for at indsamle statistiske oplysninger om besøgendes adfærd på siden, herunder alder, køn, parforholdsstatus, arbejde, livsstil, interesseområder, oplysninger om køb og geografiske oplysninger. Til dette formål har Meta placeret cookies på din enhed, når du besøger Facebook/Instagram. Alle cookies indeholder en unik identifikationskode, og de forbliver aktive i en periode af to år, medmindre de bliver slettet før udløbet af denne periode. Meta indsamler, gemmer og behandler dine personoplysninger ved hjælp af disse cookies. Vi modtager kun de samlede statistikker baseret på disse oplysninger. Du kan at læse mere om Facebooks/Instagrams brug af cookies her:  https://m.facebook.com/policies/cookies/  og Politik om cookies | Hjælp til Instagram

Vi videregiver ikke oplysninger om dig, som vi modtager fra Meta. Meta kan dog videregive oplysninger om dig til tredjeparter. Du kan læse mere om dette under punktet ”hvordan deles disse oplysninger” i deres Privacy Policy.

Hvis du ønsker at slette dine cookies, kan du se hvordan via vores Cookiebanner, eller du kan kontakte Meta.

Meta behandler oplysninger om dig, også selvom du ikke har en konto hos dem. Du kan læse mere om dette her: Metas politik om beskyttelse af personlige oplysninger – Sådan behandler og bruger Meta brugerdata | Center for privatindstillinger (facebook.com)

Brug af billeder

Vi offentliggør harmløse billeder på internettet, såfremt de ikke har specifikt fokus på enkelte personer, hvis vi vurderer, at billedet har en positiv virkning på omverdenens opfattelse af os, enten som arbejdsplads, som samarbejdspartner eller i andre sammenhænge. Vi betragter dette som en legitim interesse (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Hvis du aktivt skal deltage i markedsføring, videos eller andre salgsfremstød i samarbejde med os, vil vi sikre os, at vi har din accept eller en modelkontrakt (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b).

Billeder bliver slettet, hvis vi vurderer, at de ikke længere tjener deres formål, hvis en kontrakt om brugen af billedet er udløbet, eller du gør indsigelse overfor vores brug af billeder, hvorpå du optræder.

Vores organisation

TV -overvågning

Ved indgangsdøre til udvalgte kontorer har vi opsat TV-overvågning. Når du bevæger dig ind på områder, hvor vi har skiltet med TV-overvågning, vil du og dine handlinger indenfor kameraernes synsvidde derfor optræde på overvågningen. Skiltningen i sådanne områder vil være tydelig og i overensstemmelse med kravene.

Formålet med overvågningen er kriminalitetsforebyggelse.

Vi behandler oplysningerne på følgende behandlingsgrundlag:

• Vores legitime interesse i at sikre vores områder mod kriminalitet (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f)

Hvis der fremgår oplysninger om strafbare forhold af materialet fra TV-overvågningen, behandler vi disse oplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• Nødvendighed for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares (databeskyttelseslovens § 8, stk. 5).

Der kan ske videregivelse af materiale fra TV-overvågningen i kriminalitetsforebyggende øjemed til offentlige myndigheder, herunder politiet, i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold. Denne videregivelse tillades i TV-overvågningslovens § 4c.

Vi opbevarer overvågningsvideoer i 30 dage, medmindre konkrete forhold gør det nødvendigt at opbevare oplysningerne i længere tid.

Rekruttering

Hvis du søger en stilling hos os, vil vi behandle de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter. Hvis vi indhenter udtalelser fra nogle af de referencer, du har angivet, bliver de indhentede oplysninger behandlet sammen med din ansøgning. Det er ikke nødvendigt, at du skriver dit CPR-nummer på.

Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.

Vi behandler dine almindelige personoplysninger på følgende behandlingsgrundlag:

• På baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den opslåede stilling (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Hvis vi i forbindelse med rekrutteringen behandler CPR-nummer eller oplysninger om strafbare forhold, sker det på følgende behandlingsgrundlag:

• Hvis du søger en stilling, som kræver, at vi ser dine eksamensbeviser eller andre dokumenter, hvoraf dit CPR-nummer fremgår, behandler vi det med det formål at verificere ægtheden af ​​dine dokumenter. Det gør vi for at kunne etablere, udøve eller forsvare os mod retskrav. Retsgrundlaget er (databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. § 7, stk. 1 jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f).

Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på følgende retsgrundlag:

• Vores legitime interesse, i at vurdere din mulige fremtid hos os samt fastlæggelse eller forsvar af et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen (henholdsvis databeskyttelsesforordningens 6, stk. 1, litra f og c samt art. 9, stk. 2, litra f).

Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder, efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser mod diskrimination, forskelsbehandling o.lign. under rekrutteringsprocessen.

Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, vil dette ske på baggrund af dit samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a).

Uopfordrede ansøgninger vil blive opbevaret og slettet under de samme kriterier som alle andre ansøgninger, se ovenfor.

Efter databeskyttelsesreglerne har du ret til at få oplyst, om meddelelse af personoplysninger er lovpligtigt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, om du har pligt til at give personoplysningerne og om de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger.

Vi bemærker i den forbindelse, at det følger af helbredsoplysningsloven, at du som lønmodtager inden ansættelsen skal oplyse, om du er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde. Det betyder, at du skal give os besked om sådanne tilstande eller symptomer, enten når du bliver bedt om det eller på eget initiativ, og hvis du ikke gør det, kan det betyde, at du ikke kan forblive i stillingen.

Derudover bemærkes det, at hvis du bliver tilbudt ansættelse, skal vi bruge visse personoplysninger om dig til at udarbejde din ansættelseskontrakt, herunder bl.a. dit navn og din adresse, jf. bestemmelserne i ansættelsesbevisloven. Hvis du ikke ønsker at give de oplysninger, du er forpligtet til at give i overensstemmelse med helbredsoplysningsloven, og de oplysninger, der er er nødvendige for, at der kan udarbejdes en ansættelseskontrakt, vil det ikke være muligt at tilbyde dig ansættelse.

Videregivelse af oplysninger

Vi benytter eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af oplysningerne. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler derfor udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål.

Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen art. 45.

Hvis ikke der kan sikres et overførselsgrundlag som følge af en tilstrækkelighedsafgørelse foretaget af EU Kommissionen jf. databeskyttelsesforordningens art. 45, vil der være sikret et lovligt overførselsgrundlag efter de øvrige bestemmelser i databeskyttelsesforordningens kapitel V. Dette vil f.eks. være EU Kommissionens standardkontrakter jf. databeskyttelsesforordningen art. 46, stk. 2, litra c. Hvis du ønsker det, kan du kontakte os for yderligere oplysninger herom, samt for udlevering af dokumentation for passende garantier.

I relevante tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som f.eks., banker, forsikringsselskaber, inkasso, fragtfirmaer etc.

Dine rettigheder

Du kan ved henvendelse til kontaktoplysningerne øverst på siden:

• få indsigt i de personoplysninger vi har om dig
• få berigtiget dine personoplysninger
• anmode om sletning af dine personoplysninger
• få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
• få udleveret dine personoplysninger mhp. at overflytte til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
• gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger. Hvorvidt vi kan imødekomme din indsigelse, afhænger af en vurdering af f.eks. legitim interesse (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f). Du vil modtage en forklaring på denne vurdering og dens resultater.

I visse situationer baserer vores behandling af dine personoplysninger sig på et særskilt samtykke (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a). Hvis du giver samtykke til os, er dit samtykke frivilligt, og det har ingen konsekvenser for dig, hvis samtykke ikke gives, kun gives til enkelte punkter eller senere tilbagekaldes. Tilbagekaldelse af samtykket kan ske til enhver tid ved at benytte kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger i tiden fra dit tidligere meddelte samtykke til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.

For at gøre brug af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål til ovenstående, kan du henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst på siden.

Hvis du efterfølgende er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet.